Mahnungen schreiben, ohne Kunden zu vergrätzen

Mahnungen schreiben gehört zu meinen ausgesprochen ungeliebten Aufgaben. Geht es Dir anders? Oder kennst Du auch dieses unangenehme Kribbeln im Bauch? Die Leistung ist erbracht. Die Zahlung bleibt aus. Nun geht es darum, die Entlohnung einer Leistung einzufordern. Es ist eine seltsame Mischung. Einerseits der verständliche Ärger über die fehlende Honorierung. Andererseits die Angst, den Kunden zu vergrätzen.

Also habe ich mich gefragt, wie ich diese Angelegenheit auf möglichst charmante Art und dennoch mit ausreichendem Nachdruck erledigen kann. Schließlich möchte ich auch weiterhin mit dem säumigen Kunden arbeiten. Und zwar ohne unliebsame Misstöne. In den allermeisten Fällen jedenfalls.

Die rechtliche Seite von Mahnungen

Während es früher notwendig war, aufeinander folgende Mahnungen in bestimmten Zeitabständen und in Stufen zu schreiben, ist dies heute zum Glück nicht mehr nötig! Nach einer Gesetzesänderung ist es viel einfacher: der Kunde befindet sich automatisch 30 Tage nach Rechungsdatum im Zahlungsverzug. Du musst also nicht zwingend mahnen. Aber natürlich möchtest Du dein Geld ohne den ganzen Aufwand und Ärger, den rechtliche Schritte mit sich bringen.

Mit Fingerspitzengefühl vorgehen

Auch wenn man im Recht ist, hilft es nicht, gleich die Keule zu schwingen. Meistens steckt keine böse Absicht hinter einer ausbleibenden Zahlung. Manchmal ist es einfach eine im hektischen Büroalltag verschwundene Rechnung. Auch eine Fehlüberweisung kann Ursache sein oder ein erkrankter Mitarbeiter. Deswegen ist zunächst einmal eine freundliche Nachfrage der richtige Weg. In den meisten Fällen bevorzuge ich einen kurzen persönlichen oder telefonischen Kontakt.

Die erste Erinnerung

Paul hat vergessen seine Rechnung zu zahlen. Nun musst Du ihm eine Zahlungserinnerung schicken. Mahnungen schreiben ist gar nicht so schwierig, wenn man es richtig anstellt.

Herr Paul hat vergessen seine Rechnung zu zahlen. Nun musst Du ihm eine Zahlungserinnerung schicken.
Mahnungen schreiben ist gar nicht so schwierig, wenn man es richtig anstellt.

Bevor ich eine Mahnung auf den Weg schicke, nutze ich erst einmal die Möglichkeit einer freundlichen Erinnerung. Diese klingt bei mir in Etwa so: „Ich habe für meine Rechnung vom 31.12.2016 noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Um einen Bankfehler auszuschließen, teilen Sie mir bitte mit, wann Sie gezahlt haben. Sollten Sie dies noch nicht erledigt haben, nehmen Sie die Überweisung bitte kurzfristig vor. Die Original-Rechnung habe ich Ihnen in Kopie noch einmal beigefügt.“

Eine Original-Rechnung füge ich bei, um meinen Kunden einen guten Service zu bieten, wenn die Rechnung tatsächlich verloren gegangen ist. Eine Frist setze ich bei einer ersten Erinnerung nicht. Weil ich davon ausgehe, dass es sich um ein Versehen handelt.

Stufe 2: die Mahnung

Bleibt die Zahlungserinnerung ohne Folgen, werde ich deutlicher. Zunächst wird das Säumnis klar formuliert:

  • „Leider haben Sie auf meiner Erinnerung vom 30.11.2016 nicht reagiert…“
  • „Bedauerlicherweise habe ich trotz Erinnerung noch immer keinen Zahlungseingang feststellen können…“

Ich weise auf meine Leistung hin und bitte darum, dass nun auch der Kunde seine Leistung erfüllt. Dann folgt eine Fristsetzung und ein Hinweis auf weitere Kosten und Unannehmlichkeiten, wenn diese Frist verstreicht.

  • Das kann so klingen: „Wenn Sie das neue Zahlungsziel nicht einhalten, werde ich Ihnen Mahnkosten zusätzlich in Rechnung stellen.“

Empfehlenswert finde ich auch auf ein Mahnverfahren im Negativ hinzuweisen:

  • Gerne möchte ich auf ein Mahnverfahren und weitere rechtliche Schritte verzichten. Deshalb bitte ich Sie, den ausstehenden Betrag bis zum  15.01.2017 zu bezahlen.

 

Mustertexte für Mahnungen

Damit das Schreiben von Mahnungen etwas leichter fällt, habe ich hier zwei Webseiten, die kostenlose Vorlagen anbieten.

  • Ich erstelle meine Rechnungen mit Lexoffice. Mit Lexoffice habe ich Zahlungseingänge immer im Blick und kann unkompliziert erinnern und mahnen, falls ausnahmsweise eine Zahlung ausbleibt. Lexoffice bietet im Service Bereich einige Textvorlagen zum Download an.
    https://www.lexoffice.de/mahnungsvorlage/
  • Auch die Seite Unternehmer Wissen bietet gegen Abgabe der Mailadresse einige Vorlagen an.
    Unternehmer Wissen

Kleine Kniffe

Sehr apart finde ich es, dem Kunden einen Besuch anzukündigen:

  • Waren Sie mit meiner Leistung nicht zufrieden? Gerne besuche ich Sie in den nächsten Tagen, um offene Fragen zu klären.

Für den Fall, dass es beim Kunden einmal klemmt, biete ich ihm auch eine Ratenzahlung an.

  • Ist es Ihnen nicht möglich, die Rechnung in einem Betrag zu zahlen? Wir finden eine Lösung. Bitte nehmen Sie kurzfristig Kontakt zu mir auf.

Wenn all diese Rufe ungehört verhallen bleibt leider nur der Weg des Inkasso. Dieses Thema ist einen eigenen Beitrag wert!
Allerdings ist es  bei meinen Kunden noch nie so weit gekommen. Selbst eine Zahlungserinnerung ist eine große Ausnahme. Das hat sicher etwas damit zu tun, dass ich sehr viel Wert auf einen authentischen und persönlichen Kundenkontakt lege!

Hilfe, was soll ich denn nur auf meiner Website schreiben?

Webseiten Aktualisierung – mit diesen Tipps schaffst Du es spielend!

Webseiten Aktualisierung ist das „A und O“ eines erfolgreichen Internetauftritts. Du willst, dass Deine Website positiv wahrgenommen und oft besucht wird. Also halte Deine Onlinepräsenz stets aktuell!  Biete Deinen Besuchern etwas! Nichts ist abschreckender als Webseiten mit veralteten Inhalten!

Wenn man erst einmal einen Einstieg gefunden hat, kann die Webseiten Aktualisierung schnell zu einer neuen Leidenschaft werden.

Wenn man erst einmal einen Einstieg gefunden hat, kann die Webseiten Aktualisierung schnell zu einer neuen Leidenschaft werden.

Fast immer wenn ich das Thema Webseiten Aktualisierung anspreche, fange ich entnervte Blicke und ein hörbares Aufstöhnen ein.  „Was um Himmels Willen sollen wir denn da rein setzen?“ Viele meiner Kunden glauben, dass sie nichts zu erzählen hätten. Dabei ist es gar nicht so schwierig, interessante Inhalte zu bieten. Anfangs mag es noch etwas „ruckeln“, aber nach und nach kommen die Ideen von alleine. Bevor Du los legst, frag Dich ruhig einmal selbst: Was liest Du gerne auf Seiten anderer Unternehmen? Denn was Dich interessiert, interessiert auch andere. Meist sind es aktuelle Angebote, aber auch Produktvorstellungen oder persönliche, authentische Geschichten, die die Leser magisch anziehen.

Und bevor Du Dich versiehst, ist die Webseiten Aktualisierung zu Deinem Steckenpferd geworden. Trau Dich und lege einfach los. Hier habe ich einige Impulse zusammengestellt, die Dir dabei helfen können:

Webseiten Aktualisierung – persönlich und authentisch

Aus Deinem Unternehmen:

  • Stelle Dein Team vor. Was macht dieses Team besonders?
  • Gibt es neue Auszubildende?
  • Wer hat Prüfungen bestanden?
  • Wer ist in Ruhestand gegangen?
  • Nachwuchs bei Deinen Mitarbeitern? Sei stolz und gratuliere öffentlich!
  • Wer ist am längsten in der Firma?
  • Wer ist neu dazu gekommen? Welchen Aufgabenbereich hat diese Person?
  • Homestory eines Mitarbeiters. Nicht zu intim, aber eine paar persönliche Worte oder Gedanken werden immer gerne gelesen!
  • Ein ganz besonderer Mitarbeiter. Vielleicht Ihr Firmenhund oder ein Maskottchen?
  • Gibt es etwas besonderes zu Deinem Firmengebäude?
  • Ein Detail aus der Firmengeschichte?
  • Ein schmunzelndes Firmengeheimnis darf auch ausgeplaudert werden!
  • Gab es Zertifizierungen?
  • Ein Audit?

Alltägliches spannend erzählt:

  • Wie sieht ein typischer Morgen in Deinem Unternehmen aus?
  • Kuriose und lustige Begebenheiten sind dankbarer Stoff für Deine Firmen-News
  • Praktikanten oder Auszubildende berichten häufig gerne von ihren Erfahrungen
  • Was ist im Arbeitsalltag Deines Unternehmens besonders wichtig?
  • Wofür setzt der Chef oder die Chefin sich ganz persönlich ein?

Saisonales:

  • Ein persönlicher Weihnachtsgruß
  • Auch Neujahrs- oder Frühlingsgrüße sind erlaubt
  • Hast Du Angebote zu bestimmten Jahreszeiten?
  • Teile mit wann Du Betriebsferien hast
  • Stöhne ruhig über Hitze oder bei Bedarf über Kälte und erzähle, was diese mit Deinem Unternehmen anstellt
  • Gib  Tipps im Zusammenhang mit Deinem Unternehmen/Produkt/Dienstleistung, die der Jahreszeit entsprechen

Webseiten Aktualisierung – eine Form von Service

Lass andere wissen, was du leistest:

  • Beschreibe ein branchentypisches Problem mit Lösungsideen
  • Erkläre Begriffe, die mit Deiner Branche zu tun haben, die aber nicht jeder kennt
  • Stelle ein Produkt aus Deinem Angebot vor
  • Warum bietest Du ausgerechnet dieses Produkt an?
  • Stelle ein neues Produkt vor
  • Beschreibe Deine Dienstleistung(en) anhand eines Beispiels
  • Kreiere das Produkt des Monats und verbinden Sie es mit einem besonderen Angebot
  • Lassen einen Deiner Kunden erzählen (ein kurzes Interview wirkt sympathisch)
  • Beschreibe einen Prozess von der Herstellung bis zur Auslieferung beim Kunden
  • Schreibe eine Fallstudie
  • Veröffentliche eine Anleitung
  • Gibt es etwas, was Deine Kunden immer wieder fragen?
    Dann formulieren  die passenden Antworten!

 Aus der Nachbarschaft:

  • Branchentrends und Entwicklungen
  • Termin-Hinweise auf Veranstaltungen und Messen
  • Bericht vom Besuch einer Messe oder eines Seminars
  • Warst Du auf einer Messer vertreten? Auch hier lohnt sich ein Bericht!
  • Infos mir Verlinkung zu themenverwandten Produkten oder Dienstleistungen
  • Kooperationen und Partnerschaften mit anderen Unternehmen
  • Lasse einen befreundeten Gast-Autor von Deinem geschäftlichen Kontakt berichten
  • Hinweis auf Presseberichte und Publikationen in Zusammenhang mit dem Thema Deines Unternehmens
  • Interessante Artikel aus dem Web, die Deine Kunden lesen sollten (mit Verlinkung)
  • Weise auf neue gesetzliche Vorschriften hin

Aus der Nachbarschaft II:

Vor allem lokal operierende Unternehmen können folgende Themen aufgreifen:

  • Stelle ein Unternehmen Deiner direkten Nachbarschaft vor
  • Weise auf wichtige lokale Ereignisse hin
  • Veröffentliche Termine. Ganz besonders dann, wenn leitende Mitarbeiter Deines Unternehmens dort vertreten sein werden

Webseiten Aktualisierung – so bitte nicht

Vorsicht Falle!

Auf platte Werbung solltest Du grundsätzlich verzichten! Davon gibt es bereits genug.
Erzähle nicht, dass Du der oder die Tollste Deiner Branche bist. Das bist Du ganz sicher, aber Deine Kunden wollen das nicht lesen, sondern im Umgang mit Dir erfahren.

Und wenn diese Impulse nicht ausreichen?

Dann schreibe ich Texte für Dich. Gerne auch regelmäßig.
Gemeinsam kriegen wir das hin! Wetten?

Hilfreich bei der Zusammenstellung dieser Impulse waren mir folgende Webseiten: