Aus meiner Arbeitspraxis: KFO-Kaufhold

Webdesign für Kieferorthopädische Praxis Iris Kaufhold in Ransbach-Baumbach

Webdesign für Kieferorthopädische Praxis Iris Kaufhold in Ransbach-Baumbach

Sehr erfreut war ich in diesem Herbst, als Iris Kaufhold, Fachärztin für Kieferorthopädie in Ransbach-Baumbach, auf mich zukam. Ihre Website brauche jemanden, der sich um die technische Wartung und die Sicherheit kümmere. Da habe ich gerne zugesagt.

Frau Kaufhold hatte ich bereits im vergangen Jahr kennengelernt. Im Rahmen meiner Arbeit für eine Full-Service-Agentur hatte der Chef mir aufgetragen, eine Website für sie zu erstellen. Zunächst sollte ich ins Blaue hinein einen Entwurf anfertigen. Das ging zugegeben gründlich daneben.
Etwas gestalten zu wollen, ohne den Kunden auch nur gesprochen zu haben, ist für mich ein absolutes No-Go. Für mich ist elementar wichtig, mich in meine Kunden hinein fühlen zu können. Das geht aber in der Regel nur, wenn ich sie und ihr Business kennenlernen kann. Aber zu diesem Zeitpunkt hatte ich keine Wahl. Also entgegen meiner Prinzipien ans Werk.
Nachdem mein erster Entwurf komplett krachend durchfiel, kam die Einsicht „von oben“, dass es möglicherweise doch besser wäre, wenn Kundin und Designerin ein Gespräch führen.

So habe ich kurze Zeit später eine taffe Frau kennengelernt, Iris Kaufhold: Mit sehr eigenwilligen und klaren Vorstellungen vom Design Ihrer Website. Nachdem ich im persönlichen Kontakt ein Gespür für ihre Wünsche entwickeln konnte, saß der zweite Entwurf auf Anhieb. Die Website ging im Sommer ans Netz. Aber nach dem Launch ist immer vor der Pflege. Eine gute Website ist wie eine Pflanze. Sie braucht jemanden, der sich um sie kümmert. Das gilt für die Inhalten ebenso wie für die Technik. Datensicherung und Updates sind notwendig und die Website soll weiter ausgebaut werden. So kam schnell die Frage auf: „Wer macht das?“

Das ist doch ganz einfach! Martina macht das!

Also haben wir uns zu einem ausführlichen Planungsgespräch getroffen. Da in meine Projekte immer viel Herzblut einfließt, ist es für mich wichtig, dass die Chemie stimmt. Und als die Arbeit bei einem gemütlichen Abend im Bistro ausklang war klar: wir können miteinander!  Somit übernehme ich nicht nur die technische Wartung und Datensicherung von kfo-kaufhold.de.  Neu Visitenkarten sind bereits auf der ersten Messe zum Einsatz gekommen und im nächsten Jahr steht eine Fotoreportage über die Praxis und Portraits der Mitarbeiter an.
Ich freue mich darauf!

Du möchtest Deinen Webauftritt neu gestalten lassen?

Individuelles Webdesign mit allem Pipapo.

Martina macht das!

Im Test: Saal Digital Fotobuch

Mein Fotobuch von Saal Digital – ein Erfahrungsbreicht

Viele zu viele Fotos fristen auf irgendwelchen Festplatten ein eher kümmerliches Dasein. Das muss nicht sein! Es gibt inzwischen viele Anbieter von Fotobüchern auf dem Markt. Man hat die Qual der Wahl. Um es mir nicht unnötig schwer zu machen, habe ich mich also ganz einfach auf die Suche nach dem BESTEN Fotobuch gemacht! In einem Fotoforum wurde mir Saal Digital empfohlen. Also habe ich es ausprobiert.

Eins vorweg: Saal Digital ist nicht der billigste Anbieter. Beim Discounter um die Ecke bekommt man Fotobücher billiger.
Aber wer seine Fotos liebt, Zeit und Mühe investiert hat, um das Beste aus ihnen heraus zu holen, wird nicht sein Hauptaugenmerk auf den Preis legen.
Der möchte die fotografischen Kostbarkeiten adäquat präsentiert wissen.

 

Gestalten des Fotobuchs

Die Software, mir der sich das Saal Digital Fotobuch gestalten lässt, ist schnell installiert und die Bedienung intuitiv. Wer nicht so erfahren ist und etwas Unterstützung benötigt, findet hier ein Video, das die Nutzung der Software einfach und gut erklärt.

Die vorgefertigten Layouts und Themen sind ordentlich. Die vielen Cliparts sind für mich persönlich überflüssig, aber es soll ja Leute geben, die drauf stehen :-). Man kann sich mit den vorgefertigten Layouts schnell ein anständiges Fotobuch zusammen klicken, aber eine individuelle Gestaltung ist natürlich auch möglich – und wünschenswert.

Ein wenig vermisst habe ich bessere Werkzeuge, um Abstände und Ausrichtung millimetergenau bestimmen zu können. Nach der Rasterfunktion habe ich ich etwas suchen müssen und sie ist nicht wirklich komfortabel.

Positiv kann ich hervorheben, dass wirklich jedes Element genau so saß, wie ich es angelegt hat.
Selbstverständlich? Mitnichten! Ich habe schon von einigen gehört, deren Layout sehr eigenwillig vom Hersteller „bearbeitet“ worden war. Sicher, man kann das reklamieren, aber wer will das?

Der Bestellvorgang selbst ist einfach und alles war zügig hochgeladen.

 

Das Ergebnis

Bereits zwei Tage nach der Bestellung hielt ich mein Fotobuch in den Händen. Und was soll ich sagen? Ich war begeistert! Positiv zu bemerken ist nicht nur die ultrakurze Lieferzeit. Auch die Verpackung war gut und mein Buch somit sicher auf der Reise.
Nach dem Auspacken kam Augenschmaus pur! Strahlende Bilder in Fotoqualität (Fuji) auf dicken Seiten.
Das Fotobuch fühlt sich einfach toll an. Griffig und edel. Kein Farbstich, alles sitzt an der richtigen Stelle. Kein nervendes Logo. Lediglich ein zurückhaltender Barcode. Den man aber auch für einen kleinen Aufpreis ganz entfernen lassen kann.

Durch die Panorama-Bindung entsteht kein Versatz in der Buchmitte, es gibt keinen störenden Falz. So wirken Motive, die über eine Doppelseite gehen richtig gut.

Top Qualität! Saal Digital Fotobuch

Lay-Flat-Bindung

Ich bin rundum top zufrieden und werde auch künftig meine Fotobücher bei Saal Digital bestellen.

Fazit: bei Saal Digital passt alles zu 100% – uneingeschränkt empfehlenswert.

 

Mahnungen schreiben, ohne Kunden zu vergrätzen

Mahnungen schreiben gehört zu meinen ausgesprochen ungeliebten Aufgaben. Geht es Dir anders? Oder kennst Du auch dieses unangenehme Kribbeln im Bauch? Die Leistung ist erbracht. Die Zahlung bleibt aus. Nun geht es darum, die Entlohnung einer Leistung einzufordern. Es ist eine seltsame Mischung. Einerseits der verständliche Ärger über die fehlende Honorierung. Andererseits die Angst, den Kunden zu vergrätzen.

Also habe ich mich gefragt, wie ich diese Angelegenheit auf möglichst charmante Art und dennoch mit ausreichendem Nachdruck erledigen kann. Schließlich möchte ich auch weiterhin mit dem säumigen Kunden arbeiten. Und zwar ohne unliebsame Misstöne. In den allermeisten Fällen jedenfalls.

Die rechtliche Seite von Mahnungen

Während es früher notwendig war, aufeinander folgende Mahnungen in bestimmten Zeitabständen und in Stufen zu schreiben, ist dies heute zum Glück nicht mehr nötig! Nach einer Gesetzesänderung ist es viel einfacher: der Kunde befindet sich automatisch 30 Tage nach Rechungsdatum im Zahlungsverzug. Du musst also nicht zwingend mahnen. Aber natürlich möchtest Du dein Geld ohne den ganzen Aufwand und Ärger, den rechtliche Schritte mit sich bringen.

Mit Fingerspitzengefühl vorgehen

Auch wenn man im Recht ist, hilft es nicht, gleich die Keule zu schwingen. Meistens steckt keine böse Absicht hinter einer ausbleibenden Zahlung. Manchmal ist es einfach eine im hektischen Büroalltag verschwundene Rechnung. Auch eine Fehlüberweisung kann Ursache sein oder ein erkrankter Mitarbeiter. Deswegen ist zunächst einmal eine freundliche Nachfrage der richtige Weg. In den meisten Fällen bevorzuge ich einen kurzen persönlichen oder telefonischen Kontakt.

Die erste Erinnerung

Paul hat vergessen seine Rechnung zu zahlen. Nun musst Du ihm eine Zahlungserinnerung schicken. Mahnungen schreiben ist gar nicht so schwierig, wenn man es richtig anstellt.

Herr Paul hat vergessen seine Rechnung zu zahlen. Nun musst Du ihm eine Zahlungserinnerung schicken.
Mahnungen schreiben ist gar nicht so schwierig, wenn man es richtig anstellt.

Bevor ich eine Mahnung auf den Weg schicke, nutze ich erst einmal die Möglichkeit einer freundlichen Erinnerung. Diese klingt bei mir in Etwa so: „Ich habe für meine Rechnung vom 31.12.2016 noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Um einen Bankfehler auszuschließen, teilen Sie mir bitte mit, wann Sie gezahlt haben. Sollten Sie dies noch nicht erledigt haben, nehmen Sie die Überweisung bitte kurzfristig vor. Die Original-Rechnung habe ich Ihnen in Kopie noch einmal beigefügt.“

Eine Original-Rechnung füge ich bei, um meinen Kunden einen guten Service zu bieten, wenn die Rechnung tatsächlich verloren gegangen ist. Eine Frist setze ich bei einer ersten Erinnerung nicht. Weil ich davon ausgehe, dass es sich um ein Versehen handelt.

Stufe 2: die Mahnung

Bleibt die Zahlungserinnerung ohne Folgen, werde ich deutlicher. Zunächst wird das Säumnis klar formuliert:

  • „Leider haben Sie auf meiner Erinnerung vom 30.11.2016 nicht reagiert…“
  • „Bedauerlicherweise habe ich trotz Erinnerung noch immer keinen Zahlungseingang feststellen können…“

Ich weise auf meine Leistung hin und bitte darum, dass nun auch der Kunde seine Leistung erfüllt. Dann folgt eine Fristsetzung und ein Hinweis auf weitere Kosten und Unannehmlichkeiten, wenn diese Frist verstreicht.

  • Das kann so klingen: „Wenn Sie das neue Zahlungsziel nicht einhalten, werde ich Ihnen Mahnkosten zusätzlich in Rechnung stellen.“

Empfehlenswert finde ich auch auf ein Mahnverfahren im Negativ hinzuweisen:

  • Gerne möchte ich auf ein Mahnverfahren und weitere rechtliche Schritte verzichten. Deshalb bitte ich Sie, den ausstehenden Betrag bis zum  15.01.2017 zu bezahlen.

 

Mustertexte für Mahnungen

Damit das Schreiben von Mahnungen etwas leichter fällt, habe ich hier zwei Webseiten, die kostenlose Vorlagen anbieten.

  • Ich erstelle meine Rechnungen mit Lexoffice. Mit Lexoffice habe ich Zahlungseingänge immer im Blick und kann unkompliziert erinnern und mahnen, falls ausnahmsweise eine Zahlung ausbleibt. Lexoffice bietet im Service Bereich einige Textvorlagen zum Download an.
    https://www.lexoffice.de/mahnungsvorlage/
  • Auch die Seite Unternehmer Wissen bietet gegen Abgabe der Mailadresse einige Vorlagen an.
    Unternehmer Wissen

Kleine Kniffe

Sehr apart finde ich es, dem Kunden einen Besuch anzukündigen:

  • Waren Sie mit meiner Leistung nicht zufrieden? Gerne besuche ich Sie in den nächsten Tagen, um offene Fragen zu klären.

Für den Fall, dass es beim Kunden einmal klemmt, biete ich ihm auch eine Ratenzahlung an.

  • Ist es Ihnen nicht möglich, die Rechnung in einem Betrag zu zahlen? Wir finden eine Lösung. Bitte nehmen Sie kurzfristig Kontakt zu mir auf.

Wenn all diese Rufe ungehört verhallen bleibt leider nur der Weg des Inkasso. Dieses Thema ist einen eigenen Beitrag wert!
Allerdings ist es  bei meinen Kunden noch nie so weit gekommen. Selbst eine Zahlungserinnerung ist eine große Ausnahme. Das hat sicher etwas damit zu tun, dass ich sehr viel Wert auf einen authentischen und persönlichen Kundenkontakt lege!

Ziele – wo komm ich her, wo will ich hin?

Um Ziele zu erreichen, darf man ruhig nach den Sternen greifen.

Um Ziele zu erreichen, darf man ruhig nach den Sternen greifen.

Zum Jahresende hin rücken sie für für viele Menschen wieder in den Fokus: Die Ziele. Im Grunde sind sie das ganze Jahr über wichtig, aber der Jahreswechsel ist nun einmal die ganz besondere Zeit in der man zurückschaut uns sich fragt:

  • Was habe ich erreicht?
  • Woran möchte ich noch arbeiten?
  • Welche Dinge haben nicht funktioniert?
  • Woran hat es gehapert?

So werden nun fleißig gute Vorsätze für das neue Jahr getroffen. Manch einer verzichtet zwar darauf, sich Ziele zu setzen. Mal ganz bewusst, weil „das ja doch nichts bringt“ oder einfach, weil man sich keine Gedanken darum macht, die Zukunft aktiv zu gestalten. Aber für mich ist das der falsche Weg. Denn mir ist sonnenklar:

Ohne Ziele treibt man orientierungslos im Fluss der Zeit dahin und muss sich nicht wundern, wenn man irgendwann als Treibgut ans Ufer gespült wird!

Zwar kann das ziellose Treiben auf den Wellen für eine Weile gemütlich sein, aber Schwimmen macht Freude und hält fit. Schwimmend vergrößerst Du Deine Chance an Dein Ziel zu gelangen um 100 Prozent.

Vision – das ganz große Ziel

Wenn Du Dir also klar bist, dass Du Deine Richtung selbst bestimmen möchtest, kannst Du mit einer Vision, die gerne in weiter Ferne liegen darf, beginnen. Ich male mir ein kunterbuntes Bild aus von meiner Zukunft aus. Wie und wo ich lebe, welchen Aufgaben ich nachgehe, was mein Leben ausmacht. Dabei ist wichtig, dass Du Dir dieses Bild mit möglichst allen Sinnen vergegenwärtigst. Sehr gut gefällt mir diese Idee von Heide Liebmann: „Gehe mit offenen Sinnen spazieren und nimm dir vor, drei Dinge einzusammeln, die in Zusammenhang mit deiner Frage stehen. Gib diesen Dingen zuhause einen Platz und nimm dir immer wieder Zeit darauf zu hören, was sie in dir ansprechen.“

Ziele definieren

Sobald Du deine Vision möglichst klar vor Augen hast, leitest Du aus Ihr zunächst die großen Ziele ab. Danach die Zwischenziele für den Zeitraum eines Jahres. Wichtig ist, dass es sich um konkrete, nachprüfbare und vor allem um realistische Ziele handelt. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es eine große Falle sein kann, Ziele zu hoch zu stecken. Damit ist Frust vorprogrammiert.

Ziele können ganz unterschiedliche Lebensbereiche umfassen, wie Beruf, Familie, Gesundheit. Sicher findest Du auch andere Bereiche, die für Dich wichtig sind. Nachdem Du Klarheit über Deine Ziele hast, ordnest ich sie nach Priorität.
Welche Ziele sind besonders wichtig? Was wäre schön zu erreichen? Und was ist eigentlich nicht so wichtig?

Aufgaben formulieren und kontrollieren

Nun ist es an der Zeit, konkrete, zu den Zielen passende Aufgaben zu formulieren. Ich lege diese Aufgaben für einen Zeitraum von maximal drei Monaten fest, nehme aber nach jedem Monat eine Kontrolle vor. Dabei stehen Erfolge im Fokus. Was hat gut funktioniert? Oft nehmen wir positive Dinge als selbstverständlich hin und denken nicht weiter darüber nach. Jedoch trägt die Würdigung von Erfolgen wesentlich zur Motivation bei. Auch ein Blick auf die Stellen, an denen es hakelt ist natürlich erwünscht. Hier musst Du eventuell nachjustieren.

  • Benötigst du kleinere Zwischenschritte?
  • Lässt sich das angestrebte Ziele eventuell nicht mit einem anderen Ziel vereinbaren?
  • Fehlt es an Motivation?

Zusammenfassend findest Du im Folgenden noch einmal die wichtigsten Aspekte:

Ziele finden und erreichen

Eine Vision entwickeln – Impulse

  • Wovon hast Du schon als Kind geträumt? Welchen Beruf wolltest du ergreifen?
  • Wie sieht Dein idealer Tag aus?
  • Führe ein Interview mit dir selbst in zwanzig Jahren: Was macht dich aus? Wofür schätzen Dich andere Menschen?
  • Welche deiner Talente und Fähigkeiten sehen deine Freunde in dir?

Ziele definieren – Fragestellungen

  • Was will ich erreichen? (Qualität)
  • Wie führt der Weg dorthin? (Quantität)
  • Warum will ich es erreichen? (Begründung)
  • Bis wann will ich es erreichen? (Termin)

Aufgaben formulieren

  • Konkret benennen, was zu tun ist
  • Feste Zeitangaben machen
  • Realistisch bleiben
  • Nachprüfbare Aufgaben stellen