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WhatsApp Business

8 Fragen zu WhatsApp Business

WhatsApp Business für kleinere Unternehmen

Nachdem ich WhatsApp Business eine Weile getestet habe, beantworte ich die acht wichtigsten Fragen und verrate Dir, was ich von dem Messenger halte.

Was genau ist WhatsApp Business?

WhatsApp Business ist kostenfrei und baut auf dem WhatsApp Messenger auf. Der Messenger bietet speziell für kleinere Unternehmen ausgesprochen interessante Zusatzfunktionen.

Welche Zusatzfunktionen gibt es?

  • Kontaktdaten hinterlegen – WhatsApp Business ermöglicht, Deine relevanten Kontaktdaten in der App zu hinterlegen. Adresse, Unternehmensbeschreibung, E-Mail, Standort, Öffnungszeiten, Website – für alles ist Platz.
  • Katalog nutzen – seit Neuestem kannst Du auch eine Auswahl Deiner Produkte in dem Messenger hinterlegen. So werden Deine Produkte mit Preisen, Produktnummern und Produktlinks gleich im Unternehmensprofil angezeigt.
  • Kurzlink – Du kannst mit der App einen Kurzlink erstellen, den Dein Kunden oder Interessenten einfach anklicken können, um mit Dir zu kommunizieren.
  • Automatisierte Nachrichten – Kunden kontaktieren Dich gern in den Abendstunden? Du bist im Urlaub und möchtest Deine Kunden nicht im Regen stehen lassen? Mit WhatsApp Business kannst Du automatisierte Nachrichten erstellen. Du kannst sie individuell planen und automatisch deaktivieren, wenn Deine Abwesenheit vorüber ist. Ein Neukunde nimmt zum ersten Mal Kontakt auf? Für den Fall kannst Du eine freundliche Nachricht zur Begrüßung hinterlegen. Aber auch Push-Nachrichten sind möglich, die automatisch nach einer Inaktivität von zwei Wochen gesendet werden.
    Fazit: Direkter Kundenservice bei geringem Zeitaufwand für Dich ist auf jeden Fall ein Argument für WhatsApp Business!
  • Schnellantworten – Oft geht es im Geschäftsalltag hektisch zu. Da ist es praktisch, Antworten auf wiederkehrende Fragen vorab zu formulieren und abzuspeichern. Die Antwort bekommt einen Schlüsselbegriff und kann dann mit „/Schlüsselbegriff“ eingegeben werden. Die App wandelt automatisch in die Standard-Antwort um.
    Fazit: Praktische Funktion, vor allem bei wiederkehrenden Anfragen.
  • Chat-Labels – damit können Chats sinnvoll organisiert werden und ein Label macht es leicht, Chats nach einer Weile wiederzufinden. Fünf verschiedene Labels sind bereits angelegt. Es können beliebige ergänzt werden.
    Fazit: Praktisch!
  • Nachrichten-Statistiken – WhatsApp Business bietet einen Überblick über die Anzahl der versendeten, empfangenen und gelesenen Nachrichten.
    Fazit: Für eine Statistik ist die Info recht mager.
  • Standard WhatsApp Funktionen – alle Funktionen, die Du bereits aus der Standardversion von WhatsApp kennst, sind weiterhin verfügbar.

Wer kann die App nutzen?

Die App steht sowohl für Android als auch für iOS zur Verfügung. Sie lässt sich mit jeder Telefonnummer nutzen.

Ist es möglich von WhatsApp auf die Business Version umzusteigen?

Das geht völlig problemlos. Nach der Installation wirst du gefragt, ob Du alle Daten und Chats aus der Standardversion übernehmen möchtest.

Was bringt mir die Business Variante?

Mit dieser App lassen sich geschäftliche Kontakte, die über WhatsApp laufen automatisieren und vereinfachen. Kunden einen zusätzlichen Kommunikationskanal anzubieten, ist für viele kleinere Unternehmen sinnvoll und nützlich.

Wie kann ich mein Unternehmen verifizieren lassen?

Du kannst Dein Unternehmen nicht selbst verifizieren, das macht WhatsApp. Dein Unternehmen kann sich auch nicht darum bewerben, verifiziert zu werden. 
Hinweis: Die Verifizierung von WhatsApp Unternehmens-Accounts ist derzeit auf einige wenige Unternehmen begrenzt, die an einem Pilotprojekt teilnehmen. Quelle: WhatsApp

Kann ich WhatsApp Business mit einer Festnetznummer nutzen?

Ja, das ist möglich. Eine Anleitung dazu findest Du hier. Ich habe das nicht ausprobiert, da ich meine Handynummer nutze. Wenn Du diese Möglichkeit nutzt, freue ich mich über eine Rückmeldung.

Was muss ich zum Thema Datenschutz beachten?

Ein Hauptproblem bei der Nutzung der App ist, dass sie bei der Installation Zugriff auf alle Kontaktdaten verlangt. Dies kann man zwar verweigern, aber dann wird die Kommunikation schwierig, da nur noch die Rufnummern in der App angezeigt werden. Erlaubt man jedoch den Zugriff, werden alle Kontaktdaten zum WhatsApp Server übertragen. Kein Problem, solange der jeweilige Kontakt selbst WhatsApp nutzt. Er hat mit seiner Installation bereits den Nutzungsbedingungen zu gestimmt. Kritisch ist es, dass auch Kontaktdaten von Personen die kein WhatsApp oder WhatsApp Business nutzen, übertragen werden.

Diese Problematik löse ich durch Securecontact X. In dieser App befinden sich alle meine Kontakte. WhatsApp & Co haben hierauf keinen Zugriff. Die Personen, die WhatsApp nutzen befinden sich in der normalen Kontakte App und ich kann alles wie gewohnt nutzen. Rund zehn Euro im Jahr für Securecontact X sind in jedem Fall gut investiert. (Übrigens: Eine App aus gleichem Hause für Android findest Du hier GALConnect. Ich bin kein Anwalt und kann nicht dafür garantieren, dass meine Angaben hier rechtlich völlig korrekt sind. Darum weise ich vorsorglich auf weiterführende Informationen der It-Recht Kanzlei hin und empfehle gegebenenfalls einen Fachanwalt zu Rate zu ziehen.

 

 

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Relaunch Website Rhein-Chemotechnik GmbH

Webdesign: Rhein-Chemotechnik GmbH

„Für den besseren Beton! – so heißt es bei der Rhein-Chemotechnik GmbH in Breitscheid.

Für mich gab es wieder einmal viele neue Einblicke in eine mir neue und ausgesprochen interessante Branche.

Neben der Gestaltung der neuen, mobilen Website und einer Fotoreportage lag hier der Fokus auf intensiver Schulung einer Mitarbeiterin in WordPress. Ich bin fast ein bisschen wehmütig, dass die „heiße Phase“ nun vorüber ist, denn ich habe ein tolles Team kennengelernt, mit dem es einfach Freude macht, zu arbeiten.

Webdesign Furken Consulting

Aufgaben Webdesign, Fotografie, Schulung

Der Relaunch der Rhein-Chemotechnik GmbH in Breitscheid  wurde von mir entwickelt und technisch umgesetzt:

  • Beratung/Mitwirkung: Erstellung von neuen Inhalten, Strukturierung der bereits vorhandenen Inhalte, Suchmaschinen Optimierung
  • Technik: Erstellung einer Datenbankanwendung, Einrichtung einer WordPress Installation
  • Gestaltung: Entwicklung eines Templates mit Divi
  • Bearbeitung: Sichern und Reaktivieren vorhandenen Contents, Weboptimierung von Grafiken, Fotos und Inhalten
  • Technische/Redaktionelle Betreuung: Datensicherung, automatische Aktualisierungen
  • Technische Betreuung: Wehosting, Datensicherung, automatische Aktualisierungen
  • Schulung im Verwenden von WordPress

Fotoarbeiten

  • Firmenreportage

www.rhein-chemotechnik.com

Es wird Zeit für einen frischen Anstrich?

Frischer Wind für Deine Website? Lass dich kostenfrei von mir beraten!

„Rundum sorglos“
Ein grundlegend modernisierter Internetauftritt für die Rhein-Chemotechnik GmbH. Das war die Aufgabenstellung, mit der wir an Frau Güth herangetreten sind. Erhalten haben wir eine professionelle neue Webseite, aktuelles Bildmaterial, eine perfekte Einarbeitung in WordPress und eine optimale Lösung für jeden unserer Wünsche.
„Martina-macht-das“ ist ein klares Statement, auf das wir uns jederzeit verlassen können.

Peter Kern, Geschäftsführer Rhein-Chemotechnik

Kundenfeedback: Individuelle Schulung vor Ort

Kundenfeedback: Schulung für Redakteure

Individuelle Schulung in Contao

Individuelle Schulung in Contao

Vor einigen Wochen habe ich über eine Schulung berichtet, die ich mit Michaela und Andreas durchgeführt habe.

Sie haben gelernt in Ihrem Content Management System:

  • Inhalte auf Seiten anzupassen
  • neue Mitglieder im System anzulegen
  • Termine in den Kalender einzutragen und zeitversetzt veröffentlichen

Wir haben nicht nur viel voneinander gelernt. Es hat auch viel Spaß gemacht. Von Michaela habe ich nun folgende Rückmeldung erhalten:

„Für mich war viel Neues dabei. Du hast sehr strukturiert und geduldig erklärt und auch bereitwillig Erklärungen zu „Nebenschauplätzen“ (Facebook, Provider) gegeben. Im persönlichen Kontakt bleibt einfach mehr hängen, als wenn man sich selbst „durchwurschtelt“. Gut war auch, dass du nach der Erläuterung einer Sache oft gesagt hast: „So, und jetzt probieren wir das gleich mal am Beispiel aus.“ Michaela

Viele Kunden, die gerne die Inhalte Ihrer Website nutzen möchten, haben sich schon von mir schulen lassen. So auch Herr Jung und Herr Thometschek, die die Websiten der Gemeinde Oberelbert und des Sportvereins Oberelbert betreuen.
Und auch wenn es ein wenig Einarbeitung braucht, ist es keine Hexerei die eigene Website mit Inhalten zu füllen.

Du möchtest lernen, wie Du in Contao oder WordPress selbst Inhalte auf Deiner Website einpflegst?

Individuelle Schulungen vor Ort an Deinem Arbeitsplatz.  Martina macht das!

Contao Schulung

Schulung für Redakteure

Individuelle Schulung in Contao

Individuelle Schulung in Contao

Es waren einmal zwei Contao Anwender: Michaela und Andreas. Die beiden machten sich auf eine Reise durch ihr Content Management System. So entdeckten sie viele Buttons, Symbole und Eingabefelder und fanden selbst heraus, wie dies und jenes funktioniert.  Doch eines Tages hatten sie genug von den Experimenten. Deshalb klopften sie bei mir an und baten um eine Schulung. Und darum machte ich mich schon bald auf den Weg nach Hilgert, um den beiden grundlegende Funktionen ihrer Website zu erklären. Und so erklärten und übten wir einige Tassen Kaffee lang. Bis die beiden endlich so fit waren, dass sie jetzt wie im Schlaf:
(mehr …)

Mahnungen schreiben, ohne Kunden zu vergrätzen

Mahnungen schreiben gehört zu meinen ausgesprochen ungeliebten Aufgaben. Geht es Dir anders? Oder kennst Du auch dieses unangenehme Kribbeln im Bauch? Die Leistung ist erbracht. Die Zahlung bleibt aus. Nun geht es darum, die Entlohnung einer Leistung einzufordern. Es ist eine seltsame Mischung. Einerseits der verständliche Ärger über die fehlende Honorierung. Andererseits die Angst, den Kunden zu vergrätzen.

Also habe ich mich gefragt, wie ich diese Angelegenheit auf möglichst charmante Art und dennoch mit ausreichendem Nachdruck erledigen kann. Schließlich möchte ich auch weiterhin mit dem säumigen Kunden arbeiten. Und zwar ohne unliebsame Misstöne. In den allermeisten Fällen jedenfalls.

Die rechtliche Seite von Mahnungen

Während es früher notwendig war, aufeinander folgende Mahnungen in bestimmten Zeitabständen und in Stufen zu schreiben, ist dies heute zum Glück nicht mehr nötig! Nach einer Gesetzesänderung ist es viel einfacher: der Kunde befindet sich automatisch 30 Tage nach Rechungsdatum im Zahlungsverzug. Du musst also nicht zwingend mahnen. Aber natürlich möchtest Du dein Geld ohne den ganzen Aufwand und Ärger, den rechtliche Schritte mit sich bringen.

Mit Fingerspitzengefühl vorgehen

Auch wenn man im Recht ist, hilft es nicht, gleich die Keule zu schwingen. Meistens steckt keine böse Absicht hinter einer ausbleibenden Zahlung. Manchmal ist es einfach eine im hektischen Büroalltag verschwundene Rechnung. Auch eine Fehlüberweisung kann Ursache sein oder ein erkrankter Mitarbeiter. Deswegen ist zunächst einmal eine freundliche Nachfrage der richtige Weg. In den meisten Fällen bevorzuge ich einen kurzen persönlichen oder telefonischen Kontakt.

Die erste Erinnerung

Paul hat vergessen seine Rechnung zu zahlen. Nun musst Du ihm eine Zahlungserinnerung schicken. Mahnungen schreiben ist gar nicht so schwierig, wenn man es richtig anstellt.

Herr Paul hat vergessen seine Rechnung zu zahlen. Nun musst Du ihm eine Zahlungserinnerung schicken.
Mahnungen schreiben ist gar nicht so schwierig, wenn man es richtig anstellt.

Bevor ich eine Mahnung auf den Weg schicke, nutze ich erst einmal die Möglichkeit einer freundlichen Erinnerung. Diese klingt bei mir in Etwa so: „Ich habe für meine Rechnung vom 31.12.2016 noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Um einen Bankfehler auszuschließen, teilen Sie mir bitte mit, wann Sie gezahlt haben. Sollten Sie dies noch nicht erledigt haben, nehmen Sie die Überweisung bitte kurzfristig vor. Die Original-Rechnung habe ich Ihnen in Kopie noch einmal beigefügt.“

Eine Original-Rechnung füge ich bei, um meinen Kunden einen guten Service zu bieten, wenn die Rechnung tatsächlich verloren gegangen ist. Eine Frist setze ich bei einer ersten Erinnerung nicht. Weil ich davon ausgehe, dass es sich um ein Versehen handelt.

Stufe 2: die Mahnung

Bleibt die Zahlungserinnerung ohne Folgen, werde ich deutlicher. Zunächst wird das Säumnis klar formuliert:

  • „Leider haben Sie auf meiner Erinnerung vom 30.11.2016 nicht reagiert…“
  • „Bedauerlicherweise habe ich trotz Erinnerung noch immer keinen Zahlungseingang feststellen können…“

Ich weise auf meine Leistung hin und bitte darum, dass nun auch der Kunde seine Leistung erfüllt. Dann folgt eine Fristsetzung und ein Hinweis auf weitere Kosten und Unannehmlichkeiten, wenn diese Frist verstreicht.

  • Das kann so klingen: „Wenn Sie das neue Zahlungsziel nicht einhalten, werde ich Ihnen Mahnkosten zusätzlich in Rechnung stellen.“

Empfehlenswert finde ich auch auf ein Mahnverfahren im Negativ hinzuweisen:

  • Gerne möchte ich auf ein Mahnverfahren und weitere rechtliche Schritte verzichten. Deshalb bitte ich Sie, den ausstehenden Betrag bis zum  15.01.2017 zu bezahlen.

 

Mustertexte für Mahnungen

Damit das Schreiben von Mahnungen etwas leichter fällt, habe ich hier zwei Webseiten, die kostenlose Vorlagen anbieten.

  • Ich erstelle meine Rechnungen mit Lexoffice. Mit Lexoffice habe ich Zahlungseingänge immer im Blick und kann unkompliziert erinnern und mahnen, falls ausnahmsweise eine Zahlung ausbleibt. Lexoffice bietet im Service Bereich einige Textvorlagen zum Download an.
    https://www.lexoffice.de/mahnungsvorlage/
  • Auch die Seite Unternehmer Wissen bietet gegen Abgabe der Mailadresse einige Vorlagen an.
    Unternehmer Wissen

Kleine Kniffe

Sehr apart finde ich es, dem Kunden einen Besuch anzukündigen:

  • Waren Sie mit meiner Leistung nicht zufrieden? Gerne besuche ich Sie in den nächsten Tagen, um offene Fragen zu klären.

Für den Fall, dass es beim Kunden einmal klemmt, biete ich ihm auch eine Ratenzahlung an.

  • Ist es Ihnen nicht möglich, die Rechnung in einem Betrag zu zahlen? Wir finden eine Lösung. Bitte nehmen Sie kurzfristig Kontakt zu mir auf.

Wenn all diese Rufe ungehört verhallen bleibt leider nur der Weg des Inkasso. Dieses Thema ist einen eigenen Beitrag wert!
Allerdings ist es  bei meinen Kunden noch nie so weit gekommen. Selbst eine Zahlungserinnerung ist eine große Ausnahme. Das hat sicher etwas damit zu tun, dass ich sehr viel Wert auf einen authentischen und persönlichen Kundenkontakt lege!

Ziele – wo komm ich her, wo will ich hin?

Um Ziele zu erreichen, darf man ruhig nach den Sternen greifen.

Um Ziele zu erreichen, darf man ruhig nach den Sternen greifen.

Zum Jahresende hin rücken sie für für viele Menschen wieder in den Fokus: Die Ziele. Im Grunde sind sie das ganze Jahr über wichtig, aber der Jahreswechsel ist nun einmal die ganz besondere Zeit in der man zurückschaut uns sich fragt:

  • Was habe ich erreicht?
  • Woran möchte ich noch arbeiten?
  • Welche Dinge haben nicht funktioniert?
  • Woran hat es gehapert?

So werden nun fleißig gute Vorsätze für das neue Jahr getroffen. Manch einer verzichtet zwar darauf, sich Ziele zu setzen. Mal ganz bewusst, weil „das ja doch nichts bringt“ oder einfach, weil man sich keine Gedanken darum macht, die Zukunft aktiv zu gestalten. Aber für mich ist das der falsche Weg. Denn mir ist sonnenklar:

Ohne Ziele treibt man orientierungslos im Fluss der Zeit dahin und muss sich nicht wundern, wenn man irgendwann als Treibgut ans Ufer gespült wird!

Zwar kann das ziellose Treiben auf den Wellen für eine Weile gemütlich sein, aber Schwimmen macht Freude und hält fit. Schwimmend vergrößerst Du Deine Chance an Dein Ziel zu gelangen um 100 Prozent.

Vision – das ganz große Ziel

Wenn Du Dir also klar bist, dass Du Deine Richtung selbst bestimmen möchtest, kannst Du mit einer Vision, die gerne in weiter Ferne liegen darf, beginnen. Ich male mir ein kunterbuntes Bild aus von meiner Zukunft aus. Wie und wo ich lebe, welchen Aufgaben ich nachgehe, was mein Leben ausmacht. Dabei ist wichtig, dass Du Dir dieses Bild mit möglichst allen Sinnen vergegenwärtigst. Sehr gut gefällt mir diese Idee von Heide Liebmann: „Gehe mit offenen Sinnen spazieren und nimm dir vor, drei Dinge einzusammeln, die in Zusammenhang mit deiner Frage stehen. Gib diesen Dingen zuhause einen Platz und nimm dir immer wieder Zeit darauf zu hören, was sie in dir ansprechen.“

Ziele definieren

Sobald Du deine Vision möglichst klar vor Augen hast, leitest Du aus Ihr zunächst die großen Ziele ab. Danach die Zwischenziele für den Zeitraum eines Jahres. Wichtig ist, dass es sich um konkrete, nachprüfbare und vor allem um realistische Ziele handelt. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es eine große Falle sein kann, Ziele zu hoch zu stecken. Damit ist Frust vorprogrammiert.

Ziele können ganz unterschiedliche Lebensbereiche umfassen, wie Beruf, Familie, Gesundheit. Sicher findest Du auch andere Bereiche, die für Dich wichtig sind. Nachdem Du Klarheit über Deine Ziele hast, ordnest ich sie nach Priorität.
Welche Ziele sind besonders wichtig? Was wäre schön zu erreichen? Und was ist eigentlich nicht so wichtig?

Aufgaben formulieren und kontrollieren

Nun ist es an der Zeit, konkrete, zu den Zielen passende Aufgaben zu formulieren. Ich lege diese Aufgaben für einen Zeitraum von maximal drei Monaten fest, nehme aber nach jedem Monat eine Kontrolle vor. Dabei stehen Erfolge im Fokus. Was hat gut funktioniert? Oft nehmen wir positive Dinge als selbstverständlich hin und denken nicht weiter darüber nach. Jedoch trägt die Würdigung von Erfolgen wesentlich zur Motivation bei. Auch ein Blick auf die Stellen, an denen es hakelt ist natürlich erwünscht. Hier musst Du eventuell nachjustieren.

  • Benötigst du kleinere Zwischenschritte?
  • Lässt sich das angestrebte Ziele eventuell nicht mit einem anderen Ziel vereinbaren?
  • Fehlt es an Motivation?

Zusammenfassend findest Du im Folgenden noch einmal die wichtigsten Aspekte:

Ziele finden und erreichen

Eine Vision entwickeln – Impulse

  • Wovon hast Du schon als Kind geträumt? Welchen Beruf wolltest du ergreifen?
  • Wie sieht Dein idealer Tag aus?
  • Führe ein Interview mit dir selbst in zwanzig Jahren: Was macht dich aus? Wofür schätzen Dich andere Menschen?
  • Welche deiner Talente und Fähigkeiten sehen deine Freunde in dir?

Ziele definieren – Fragestellungen

  • Was will ich erreichen? (Qualität)
  • Wie führt der Weg dorthin? (Quantität)
  • Warum will ich es erreichen? (Begründung)
  • Bis wann will ich es erreichen? (Termin)

Aufgaben formulieren

  • Konkret benennen, was zu tun ist
  • Feste Zeitangaben machen
  • Realistisch bleiben
  • Nachprüfbare Aufgaben stellen